Presupuesto base 0

En este documento intentamos dar otra herramienta que permite a las empresas organizar sus costes, optimizando los mismos, redistribuyéndolos y, normalmente, disminuyendo el monto global.

El Presupuesto en Base Cero (en inglés Zero-Base Budget) es un proceso presupuestario aplicado en la gestión empresarial publicado por Peter A. Pyhrr en 1970, en la empresa Texas Instruments Inc. Es un proceso que exige a los gestores justificar detalladamente la totalidad de las partidas presupuestarias, su importe y su prioridad.
Una manera habitual de clasificar su orden de importancia es mediante un análisis de costo-beneficio.

Se establecen programas, metas y objetivos cuantificables.

Se puede aplicar a empresas públicas y privadas.

El presupuesto en base cero se elabora generalmente a partir de la estructura y cifras procedentes de ejercicios anteriores, aceptándose de forma relativa los gastos contenidos en dichos presupuestos, centrándose en las modificaciones y nuevos incrementos cuantitativos debido a la continua elevación de precios y costos. Es un proceso muy costoso pero que ayuda a evitar vicios, repeticiones y obsolescencia. Proporciona información detallada acerca de los recursos económicos necesarios para lograr los resultados deseados, evidenciando la duplicidad de esfuerzos.

Este tipo de elaboración de presupuestos resulta muy útil para actividades no productivas como comerciales, de calidad, de recursos humanos…

Los presupuestos en base cero generan 2 problemas:

  1. Necesidad de mucho tiempo de elaboración.
  2. Un potencial clima de desconfianza.

Los presupuestos en base cero aportan:

  1. Mayor participación.
  2. Identificación continua de los centros de coste-beneficio.
  3. Permite optimizar los costes.
  4. Evita extrapolaciones injustificadas de gasto.

El análisis para incluir/excluir decisiones/inversiones/gasto será sistemático.
Clasificación:

  • De eliminación mutua: aquellos que presentan distintas alternativas para realizar la misma actividad, se elige la mejor y se excluyen las demás.
  • De incremento: aquellos que presentan diferentes niveles de actividad, costo o beneficio. Su finalidad es identificar escalabilidad para sumar sinergias y disminuir riesgos.

El Presupuesto en Base Cero se desarrolla siguiendo sucesivas etapas:

  1. Definir la unidad de decisión y ejecución. Asignar responsabilidades.
  2. Determinación de los objetivos a conseguir por cada unidad de decisión.
  3. Establecer un calendario.
  4. Elaborar un adecuado mecanismo de control de gestión de la ejecución presupuestaria, incluyendo un control estricto sobre las actividades contenidas en el presupuesto. Indicadores objetivos. Documentación al respecto.

Una propuesta de datos a contener por la documentación podría ser:

  • Nombre de la actuación
  • División
  • Departamento
  • Clasificación
  • Propósito
  • Descripción de las actividades
  • Coste/Beneficio
  • Medición (evaluación cuantitativa de la actividad)
  • Alternativas y consecuencias de no aprobar la actividad

La cultura de la organización (o no improvisación) es favorable al control de costes e interesante en época de crisis pues permite la subsistencia de la empresa que quizá no sería viable en otras circunstancias.

Artículo publicado en la revista de la Fundación ASIMA

14 de marzo de 2014 por Albert Vila | Temas: Emprendedores, Empresa, Gestión

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